郑州市信息化促进会设立秘书处，为促进会的日常办事机构。秘书处下设四个部门：会员发展部，信息编辑部，行政人事部，咨询培训部。
图一 组织框架图
一、会员发展部
（一）入会程序
1.申请条件：凡承认本协会《章程》、有加入本协会的意愿、积极参与本协会活动、自觉缴纳会费，均可申请成为本协会单位团体会员。单位团体会员分为副会长、理事、普通会员单位，入会单位可自行选择。
2.申请加入本协会的单位须填报《入会申请表》，提供工商营业执照等相关证件，经本协会秘书处审核，报协会理事会议（或授权）批准即可成为本协会团体会员，缴纳会费后由本会颁发相应团体会员、理事、副会长单位证书及牌匾。
3.会员享有如下权利：按照本协会《章程》第三章第十条的规定，具有选举权、被选举权和表决权；对本会工作的知情权、建议权和监督权；参加本会活动并获得本团体服务的优先权；入会自愿、退会自由等。
4.会员应履行下列义务：按照本协会《章程》第三章第十一条的规定，要遵守本会章程和各项规定；执行本会的决议；按规定交纳会费；维护本会合法权益；向本会反映情况，提供有关资料；未经正式授权，不得以协会名义进行各种活动等。
（二）会费标准
副会长会员：30000元/年
理事会员：10000元/年
普通会员：2000元/年
会费账号
开户银行：郑州银行西建材支行
帐 号：90501880190002349
单位名称：郑州市信息化促进会
（三）会员管理办法
协会会员是协会的主体，为了提高协会会员质量、增强协会凝聚力、激发协会的组织活力，依据协会章程，作为章程的补充，特此制订本办法。
第一条 协会成立会员管理部，设专人会员负责管理工作。管理人员必须了解核心会员的主要情况。会员管理人员要保持相对稳定。在会员管理部成立之前，会员管理工作由办公室负责。
第二条 协会会员要分类管理，分类方法有4种：1.按照会内职务，2.按照会员单位类型，3.按照会员所在区域，4.按照会员所在行业。分类管理的目的是要对每一类别的会员的代表性进行评估,提高协会针对各类型会员工作的专业化程度。
第三条 协会要为每一个会员建立会员档案，会员档案主要包括:1.会员登记表(包括会员照片), 2.会员的会内工作记录。单位会员其会员登记表要加盖会员单位公章或用单位负责人的电子信箱递交的电子会员登记表；个人会员要有本人的亲笔签名或用本人电子信箱递交的电子会员登记表。对于登记表上的各个项目要准确、全面的填写。对于因故退出协会的会员，其档案也要妥善保管。
第四条 协会要编制会员通信联络表，对于会员的主要情况及全部的联络方式，都要认真登记，包括：单位、职务、固定电话、手机、传真、电子信箱等，在通信方式方面不能存在盲点和错误，以便通过多种方式进行快捷、准确的联络。
第五条 对于会员的会内工作，要进行会员考核登记。对会员参加活动、缴纳会费以及基于协会开展的各种交流与合作等，都要进行登记，并将考核结果作为确定其会内职务和待遇的重要依据。对于会员单位的社会表现，也要及时登记并记入档案，会员必须做社会公共准则的模范执行者，要为协会树立社会形象，一旦发现会员有不良社会行为，证据确凿且社会影响严重者，要依照章程规定提交常务理事会，讨论取消其会员资格。
第六条 协会规定理事及理事以上会员均视为单位会员，一个会员单位可以设立1-2名会员单位代表，会员单位代表又分为主代表和副代表。
第七条 会员实行动态管理，当会员单位代表调离工作岗位时，其会内相应职务也将被自动取消，若其新的工作岗位仍在本市，则自动降为普通个人会员；若会员单位代表或个人会员调离本市，则普通会员资格也将自动取消。
第八条 具有会长、副会长、秘书长、理事职务的会员单位代表调离岗位后，新就任人员不能直接代理原单位代表的会内职务，经协会考核、本人同意，提交理事会讨论通过后方能接任原会内职务，也可就任新的会内职务。
第九条 会员要坚持权利与义务对等的原则，取消会员资格的条件除了违犯法律、欠缴会费之外，还要将会员对其它会内义务的履行情况，如参加协会活动等，作为衡量会员资格及享受相应待遇的主要条件之一。对此规定如下：1、不参加活动的各级别会员，对于活动中的讨论的事项不具有发言权，也不享受活动现场的其他待遇。2、对于连续3次无人参加活动，连续6次本人不参加活动的，停止享受会内一切会员权利和待遇，只保留会员名誉，并给予警告，对于连续1年或6次以上不参加活动的，视同自动退会处理，不再享有会员名誉。3、对于连续6个月不参与相应工作的会内领导，包括：会长、副会长、秘书长，做自动离职处理，恢复原职，需要重新审定其资格并经理事会表决通过。
二、行政人事部
1.协会员工的培训、考核、建议
2.协会人事制度的拟定、实施、监督、完善
3.协会对外事务联系和办理
4.协会员工相关证件的办理
5.协会对外的宣传
6.协会员工档案的管理
（二）行政方面
1.负责协会行政制度的拟定和实施
2.负责协会办公场所的维护
3.负责协会固定资产的管理
4.负责协会办公用品的采购与管理
5.负责协会消防的管理
6.协会对外的联系与协调
（三）行政人事部职责细则
1.负责贯彻协会领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。
2.根据领导意图和协会发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助协会的规划研究。
3.负责全协会日常行政事务管理，协助协会领导处理日常工作，负责协会领导的日常活动和外出活动的安排。
4.组织安排协会办公会议，或同有关部门筹备协会其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。
5.负责协会来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理的工作。
6.做好协会历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑协会简讯、简报或内部发行的刊物。
7.负责协会保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用协会印章和介绍信。
8.负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。
9.负责协会办公设施的管理。包括协会办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、打印机、复印机、、计算机、笔记本电脑的管理和使用。
10.负责协会总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。
11.负责协会车辆调度、管理、维修、保养工作，确保协会领导和职工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。
12.组织督促各部门编制工作计划、工作总结、业务管理程序、规范和落实办公例会、秘书长交办工作，并负责跟进、检查、监督、考核。
13.办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。
14.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。
15.做好员工保险、福利工作。
16.为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。
17.每月制作相关行政费用供秘书长审查并进行存档。
三、信息编辑部
（一）综合管理职责
1.根据促进会工作和发展的需要，协助促进会领导具体制定协会年度发展和建设计划，制定和落实促进会有关规定和制度；
2.负责促进会信息化建设、信息管理系统开发和维护，及信息资源管理等工作，与各部门协调配合，参与制定促进会各类管理制度和业务流程，保证其能通过信息管理平台实施；
3.负责建设促进会各种信息化宣传载体（网络、会刊等），推广信息化产品应用，加强同国家、工信部等上级政府部门和其它省市信息化协会之间的联系与合作；
4.负责促进会的信息收集、保密、备份和网络安全管理工作。
（二）网站与会刊管理职责
1.负责促进会网站建设，并做好主页栏目材料收集及日常更新和维护；
2.负责促进会会刊设计、制作、发行及相关栏目的材料收集；
3.负责促进会白皮书的编写、制订、发布及相关专题的材料收集；
4.负责以系统设备为主，保证路由器、投影仪、打印机、传真机等网络和多媒体设备的安全、稳定、顺畅运行及维护、维修工作，并编写计算机相关设备参数配置使用手册，建立完善的技术档案，定期进行保养维护。
（三）信息管理职责
1.采集、筛选国内外有价值的行业信息，为促进会领导提供参考资料；
2.采集、编发促进会各种重要会议、活动的详实情况、资料和图片；
3.负责协会各种信息系统的管理，确保正常使用，积极做好数据的日常备份工作，妥善保存好备份存贮介质，并协助促进会相关部门对重要信息系统和数据库的管理和备份，保证促进会信息资源的完整、准确和安全。
四、咨询培训部
（一）咨询职责
1.负责收集国家、省、市在信息化方面的扶持政策信息，向会员提供政策咨询服务；
2.负责收集信息化相关领域的最新信息技术、产品等相关技术信息，向会员提供技术咨询服务；
3.定期举办各类专题研讨会、论坛、讲座，邀请信息行业专家及协会领导来会授课。
（二）培训职责
1.负责辅导会员开展申报立项等工作；
2.组织人员参加上级部门举办的与信息化相关的各类会议，做好会议记录，并向会员传达会议精神；
3.负责各类信息化相关人员技术培训，做好培训、职业技能培训所需有关培训教材、参考资料工作。
郑州市信息化促进会